O que é um ERP? Para que ele é usado e quais são os benefícios que ele traz?

O uso generalizado de aplicativos de software empresarial posicionou o sistema ERP como o núcleo em torno do qual gira qualquer empresa. Sua flexibilidade e seus recursos são apenas duas de suas características mais marcantes, mas, antes de nos aprofundarmos nelas, talvez seja pertinente explicar o que ele é e como pode contribuir para otimizar os resultados de nossa empresa.

O que é um ERP?

Um ERP (Enterprise Resource Planning) é um conjunto de aplicativos de software integrados que automatizam a maioria das práticas comerciais relacionadas aos aspectos operacionais ou produtivos de uma empresa. Ele facilita e centraliza as informações de todas as áreas da empresa, como compras, produção, logística, finanças, recursos humanos, marketing, serviços, projetos e atendimento ao cliente.

Algumas das principais características do software ERP são a modularidade e a escalabilidade, que permitem a implementação das funcionalidades necessárias a qualquer momento, sem limitar o crescimento da empresa ou as necessidades futuras, garantindo um investimento sólido desde o início.

Para que a implementação do ERP seja bem-sucedida, é essencial realizar uma consultoria prévia que examine o modelo de negócios, a estratégia, os processos e os fluxos de informações entre os diferentes departamentos, aproveitando a mudança para revisar, modelar e aprimorar aspectos e processos.

A premissa fundamental de um ERP é centralizar e unificar os dados de diferentes áreas da empresa, evitando a duplicação e facilitando o fluxo de informações: a política de dados únicos.

Principais vantagens de um ERP

1. Aprimoramento dos processos de gerenciamento

A coerência, a uniformidade dos dados e a interação entre as diferentes áreas da empresa a partir de uma única ferramenta permitem melhorar o desempenho (eficiência e eficácia) da organização.

• Melhora o processo de tomada de decisão

A centralização das informações, o aumento de sua qualidade e a disponibilidade em tempo real agilizam significativamente os tempos de resposta.

• Segurança de dados

Todos os dados da empresa estão contidos em um único contêiner (banco de dados), e o acesso é protegido e restrito por usuário, facilitando e simplificando as tarefas de manutenção e backup.

1. Modularidade e escalabilidade

O uso de qualquer ferramenta de gerenciamento nunca deve impedir o crescimento ou a evolução da empresa. Um bom sistema ERP deve atender às necessidades atuais e ter módulos adicionais a serem implantados ou incorporados a qualquer momento.

• Adaptação às necessidades reais

Por meio de uma consultoria prévia, em que são definidos os requisitos e as necessidades da empresa, o ERP deve ser configurado e totalmente adaptado a ela, embora seja verdade que, durante essa fase, os principais processos que desencadeiam a atividade principal da empresa devam ser questionados e revisados.

• Maior controle e rastreabilidade

Qualquer interação no ERP é registrada, permitindo o rastreamento ou a auditoria abrangente de dados, processos ou documentos.

• Automação de tarefas

Tarefas periódicas ou repetitivas (relatórios, acompanhamentos, comunicações, reivindicações etc.) podem ser automatizadas para minimizar a dedicação de recursos e concentrar-se em tarefas mais produtivas.

O aumento da eficiência alcançado, a redução de erros e a redução de tarefas permitem diminuir os custos comerciais e ganhar competitividade.

Por que as empresas precisam de um software de gestão ERP?

Principalmente porque não é mais viável continuar trabalhando sob o pretexto de que "sempre foi feito dessa forma e funciona". Embora essa abordagem possa ter sido eficaz no passado, hoje é fundamental competir em igualdade de condições com a concorrência.

O principal objetivo do software ERP não é tanto mudar a maneira de trabalhar, mas atender rapidamente às necessidades dos clientes. A capacidade de fornecer informações precisas sobre o status de um pedido ou o rastreamento de mercadorias esperadas é essencial tanto para a empresa quanto para o cliente no processo de vendas.

Muitos podem se perguntar se esse investimento vale a pena. A resposta é um claro sim, porque:

• Uma maior eficiência leva a uma melhor percepção de sua empresa pelos clientes e a um aumento no volume de pedidos.
• O investimento é amortizado em um curto período.
• A economia de tempo mencionada acima se traduz diretamente em uma melhoria na produtividade de cada funcionário.
• A interface do software é intuitiva e fácil de usar, facilitando sua adoção e compreensão pela equipe.

Conclusão

A digitalização dos processos estratégicos de negócios é um dos principais aspectos da transformação digital. A implementação de um sistema ERP em uma empresa marca o início de uma nova etapa em que os desafios que surgem nas atividades de negócios podem ser antecipados e abordados. Com a ajuda desse sistema, é mais fácil planejar o futuro, identificar áreas com potencial para melhorar os resultados e estabelecer uma direção clara para o sucesso.

Um software ERP pode e deve ser a pedra angular de nossos negócios. Ao confiar em seus recursos, podemos obter bons resultados e preparar o caminho para que a empresa seja mais competitiva e adaptável. Dessa forma, a empresa começa a se ajustar às necessidades dos clientes, e não o contrário. As práticas obsoletas e a estagnação são deixadas para trás, permitindo que a empresa se desenvolva sem restrições.