El uso generalizado de aplicaciones de software empresarial ha posicionado al sistema ERP como el núcleo en torno al cual gira cualquier empresa. Su flexibilidad y capacidades son sólo dos de sus características más destacadas, pero antes de profundizar en ellas, quizá sea pertinente explicar qué es y cómo puede contribuir a optimizar los resultados de nuestra empresa.
¿Qué es un ERP?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un conjunto de aplicaciones informáticas integradas que automatizan la mayoría de las prácticas empresariales relacionadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Facilita y centraliza la información de todas las áreas de la misma, como compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, servicios, proyectos y atención al cliente.
Algunas características clave del software ERP son su modularidad y escalabilidad, que permiten implantar las funcionalidades necesarias en cualquier momento sin limitar el crecimiento de la empresa ni sus necesidades futuras, garantizando una inversión sólida desde el principio.
Para que la implantación del ERP tenga éxito, es fundamental realizar una consultoría previa que examine el modelo de negocio, la estrategia, los procesos y los flujos de información entre los distintos departamentos, aprovechando el cambio para revisar, modelar y mejorar aspectos y procesos.
La premisa fundamental de un ERP es centralizar y unificar los datos de las distintas áreas de la empresa, evitando duplicidades y facilitando el flujo de información: la política de datos única.
Principales ventajas de un ERP
La coherencia, la uniformidad de los datos y la interacción entre las distintas áreas de la empresa a partir de una única herramienta permiten mejorar el rendimiento (eficiencia y eficacia) de la organización.
La centralización de la información, el aumento de su calidad y la disponibilidad en tiempo real agilizan considerablemente los tiempos de respuesta.
Todos los datos de la empresa están contenidos en un único contenedor (base de datos), y el acceso está protegido y restringido por usuario, lo que facilita y simplifica las tareas de mantenimiento y copia de seguridad.
El uso de cualquier herramienta de gestión nunca debe obstaculizar el crecimiento o la evolución de la empresa. Un buen sistema ERP debe cubrir las necesidades actuales y disponer de módulos adicionales que puedan desplegarse o incorporarse en cualquier momento.
Mediante una consultoría previa en la que se definan los requisitos y necesidades de la empresa, se debe configurar el ERP y adaptarlo totalmente a la misma, si bien es cierto que durante esta fase se deben cuestionar y revisar los principales procesos que desencadenan la actividad principal de la empresa.
Cualquier interacción en el ERP queda registrada, lo que permite un seguimiento o auditoría exhaustivos de datos, procesos o documentos.
Las tareas periódicas o repetitivas (informes, seguimientos, comunicaciones, reclamaciones, etc.) pueden automatizarse para minimizar la dedicación de recursos y centrarse en tareas más productivas.
El aumento de eficiencia conseguido, la reducción de errores y la disminución de tareas permiten disminuir los costes empresariales y ganar competitividad.
¿Por qué necesitan las empresas un software de gestión ERP?
Principalmente porque ya no es viable seguir trabajando con el pretexto de "siempre se ha hecho así y funciona". Aunque este planteamiento puede haber sido eficaz en el pasado, hoy es crucial competir en igualdad de condiciones con la competencia.
El objetivo clave del software ERP no es tanto cambiar la forma de trabajar como poder satisfacer rápidamente las necesidades del cliente. Poder ofrecer información precisa sobre el estado de un pedido o el seguimiento de la mercancía esperada es esencial tanto para la empresa como para el cliente en el proceso de venta.
Muchos se preguntarán si esta inversión merece la pena. La respuesta es un claro sí porque:
Conclusión
La digitalización de los procesos empresariales estratégicos es uno de los aspectos clave de la transformación digital. La implantación de un sistema ERP en una empresa marca el inicio de una nueva etapa en la que se pueden anticipar y abordar los retos que surgen en la actividad empresarial. Con la ayuda de este sistema, es más fácil planificar el futuro, identificar las áreas con potencial para mejorar los resultados y establecer una dirección clara hacia el éxito.
Un software ERP puede y debe ser la piedra angular de nuestro negocio. Confiando en sus capacidades, podemos conseguir buenos resultados y allanar el camino para que la empresa sea más competitiva y adaptable. De esta forma, el negocio empieza a ajustarse a las necesidades de los clientes y no al revés. Se dejan atrás las prácticas obsoletas y el estancamiento, lo que permite a la empresa desarrollarse sin restricciones.
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